جرد المخزون الشهري: كيف تكتشف الفرق قبل أن يكبر؟
جرد المخزون الشهري أن تعدّ ما على الرف وتقارنه بما في سجلاتك، ثم تكتب سبب كل فرق: تلف أو فقد أو بيع بلا فاتورة.
جرد المخزون هو أن تعدّ القطع الموجودة فعلاً وتقارن العدد بما تقوله سجلاتك. مثلاً: السجلات تقول 40 قطعة من صنف، وعلى الرف 36: الفرق أربع قطع لا تعرف أين ذهبت. إن لم تجرد بانتظام فلن تكتشف الفرق إلا بعد أن يتكرر ويكبر.
من أين يأتي الفرق؟
- تلف: قطع انكسرت أو انتهت صلاحيتها ولم تُسجَّل.
- فقد أو سرقة.
- بيع لم تصدر له فاتورة: خرجت البضاعة ولم يُسجَّل البيع.
- مرتجع لم يُسجَّل: أعاد العميل قطعة ولم يصدر إشعار دائن.
- خطأ في تسجيل الشراء: كمية مكتوبة في فاتورة الشراء غير الكمية التي وصلت.
البند الثالث يستحق انتباهاً أكبر، لأن البيع بلا فاتورة يعني إيراداً غائباً عن سجلاتك. ومن المستندات التي قد تطلبها الهيئة عند المراجعة الفواتير الضريبية الصادرة والمستلمة والدفاتر المحاسبية وكشوف الحساب البنكي.
كيف أجرد شهرياً؟
- اختر يوماً ثابتاً في الشهر، ويفضّل قبل فتح المحل أو بعد إغلاقه، حتى لا تتحرك البضاعة أثناء العد.
- ابدأ بأهم الأصناف: الأغلى ثمناً والأكثر مبيعاً. لست مضطراً لعدّ كل شيء كل شهر.
- اطبع أو انسخ الكمية التي في السجلات لكل صنف قبل أن تبدأ.
- عدّ ما على الرف وفي المستودع، واكتب العدد بجانب كمية السجلات.
- اكتب سبب كل فرق إن عرفته، وتابع ما لا تعرف سببه.
- صحّح السجل: المرتجع الذي لم يُسجَّل يصدر له إشعار دائن، وفاتورة الشراء الخاطئة تُصحَّح.
ماذا أفعل بورقة الجرد؟
تلزم اللائحة التنفيذية بحفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها. ورقة الجرد ليست مذكورة بالاسم، لكن حفظها مع سجلات الشهر يشرح لك بعد سنة لماذا اختلفت الكمية.
في مفوتر
يحسب مفوتر الكمية المتاحة لكل صنف تُتابع كمياته تلقائياً من فواتير الشراء والبيع والإشعارات الدائنة، فيكون عندك الرقم الذي تقارن به العدّ. وبالضغط على اسم الصنف ترى حركات المخزون: كل فاتورة أنقصت منه أو زادته، والرصيد بعد كل حركة. الخطوات في إضافة صنف إلى المخزون ومتابعة كمياته.
اقرأ أيضاً
- طريقة تسعير المنتج: ابدأ من التكلفة الكاملة للقطعة
- كم سنة تحفظ فواتيرك وسجلاتك؟
- الفرق بين إشعار الدائن والمدين: متى تصدر كل واحد؟
المصادر
- هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة السادسة والستون، الفقرة 1 (حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية): zatca.gov.sa
- هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، دليل الفوترة الضريبية والسجلات وفق أحكام ضريبة القيمة المضافة، النسخة الثالثة 2026، القسم 8.2 «السجلات المطلوبة» (من المستندات التي تتوقع الهيئة مراجعتها: الفواتير الضريبية الصادرة والمستلمة، والدفاتر المحاسبية، وكشوف الحساب البنكي): zatca.gov.sa
هذا المقال للتوعية العامة، ولا يغني عن الرجوع إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو إلى مستشار مختص في حالتك.