إقفال الصندوق اليومي: خمس دقائق قبل إغلاق المحل
إقفال الصندوق اليومي أن تعدّ النقد في الدرج آخر اليوم وتقارنه بمبيعاتك النقدية المسجلة، وتسجل أي فرق وسببه في اليوم نفسه.
إقفال الصندوق اليومي هو أن تعدّ النقد الموجود في الدرج قبل إغلاق المحل، وتقارنه بما يجب أن يكون فيه حسب فواتير اليوم ومصروفاته. إن وجدت فرقاً، فاسأل عنه الآن وأنت تتذكر تفاصيل اليوم، لا بعد أسبوع حين تختلط الأيام.
كم يجب أن يكون في الدرج؟
المعادلة واحدة كل يوم:
رصيد بداية اليوم + المبيعات النقدية + أي نقد آخر دخل − المصروفات النقدية − ما أُودع في البنك = النقد المتوقع في الدرج
مثال افتراضي:
| البند | المبلغ | |---|---| | رصيد بداية اليوم (فكّة) | 500 | | مبيعات نقدية حسب الفواتير | 3,450 | | مصروف نقدي (توصيل بضاعة) | (150) | | النقد المتوقع | 3,800 | | النقد المعدود فعلاً | 3,750 | | الفرق | نقص 50 |
من أين يأتي الفرق؟
- باقٍ خاطئ أعطيته لعميل.
- مصروف دفعته من الدرج ولم تسجله، مثل أجرة توصيل أو قارورة ماء للمحل.
- بيع بلا فاتورة: دخل المال ولم يُسجَّل البيع، فيظهر النقد زائداً.
- دفع بالبطاقة سُجّل نقداً أو العكس.
- فقد أو سرقة.
لاحظ أن الزيادة مشكلة مثل النقص: الزيادة غالباً بيع لم يُسجَّل في فاتورة.
الخطوات قبل الإغلاق
- أغلق الصندوق بعد آخر عملية بيع في اليوم، أو أوقف البيع لحظة العدّ.
- عدّ النقد حسب الفئات، واكتب المجموع.
- اجمع مبيعات اليوم النقدية من فواتيرك، وافصلها عن مدفوعات البطاقة والتحويل.
- اطرح المصروفات النقدية التي خرجت من الدرج، ولكل منها سند أو إيصال.
- قارن واكتب الفرق وسببه إن عرفته، ووقّع أنت أو الموظف المسؤول.
- اترك رصيد الفكّة نفسه في الدرج للغد، وأودع الباقي في البنك أو انقله إلى الخزنة.
ماذا أحفظ؟
ورقة الإقفال، وإيصالات المصروفات، وإيصالات الإيداع. تلزم اللائحة التنفيذية بحفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية ست سنوات على الأقل، ومن المستندات التي قد تراجعها الهيئة الفواتير الصادرة وكشوف الحساب البنكي. وتربط إيصالات الإيداع بين الصندوق وكشف الحساب.
في مفوتر
أنشئ حساباً من نوع نقدي للصندوق، وسجّل عليه كل دفعة نقدية تستلمها على فاتورة، وكل مصروف تدفعه منه بسند صرف. يعرض الحساب رصيده الحالي وحركاته، ويمكنك اختيار فترة، فيكون رصيد الصندوق جاهزاً للمقارنة بالعدّ بشرط أن تكون كل دفعة نقدية وكل مصروف مسجلاً. أما ما تودعه في البنك فاحسبه بنفسك في ورقة الإقفال. الخطوات في إضافة حساب بنكي أو صندوق نقدي وتسجيل مصروف أو دفعة لمورد (سند صرف).
اقرأ أيضاً
- الفرق بين الربح والسيولة: ربحت فأين المال؟
- جرد المخزون الشهري: كيف تكتشف الفرق قبل أن يكبر؟
- كم سنة تحفظ فواتيرك وسجلاتك؟
المصادر
- هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة السادسة والستون، الفقرة 1 (حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية ست سنوات على الأقل): zatca.gov.sa
- هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، دليل الفوترة الضريبية والسجلات وفق أحكام ضريبة القيمة المضافة، النسخة الثالثة 2026، القسم 8.2 «السجلات المطلوبة» (الفواتير الضريبية الصادرة والمستلمة، والدفاتر المحاسبية، وكشوف الحساب البنكي): zatca.gov.sa
هذا المقال للتوعية العامة، ولا يغني عن الرجوع إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو إلى مستشار مختص في حالتك.